21 tips för att spara på utskriftskostnader som tillverkarna aldrig berättar om!

TIPS 1: Skriv bara ut det som verkligen behöver skrivas ut.

I vardagen märker man att trots att nästan alla numera har en smartphone och tillgång till dator, skrivs det fortfarande ut mycket. Varför är det så? För många människor är papper lättare att läsa och mer behagligt än innehåll på skärmen. Utskrivna dokument är enklare att rätta, markera osv., och att dela vidare. Utskrifter känns mer konkreta – de kraschar inte eller försvinner. Dataförlust sker bara vid brand eller vattenskada. Utskrivna dokument, som kontrakt, känns mer bindande. Vi känner oss tryggare med dem. Digital signatur eller backup? Det råder ofta osäkerhet och oenighet om de lagstadgade förvaringsperioderna för skatterättsligt relevanta handlingar. Därför skrivs allt ut och arkiveras i förebyggande syfte. Fundera på om ett visst dokument verkligen behöver skrivas ut. Oönskade e-postmeddelanden, dokument osv. behöver inte skrivas ut. Det är bättre att förbättra ergonomin på din arbetsplats (t.ex. genom att skaffa en bättre skärm eller optimera e-postprogrammet genom att justera teckenstorleken).

TIPS 2: Byt inte bläckpatroner och toner direkt vid första varningen.

Du känner säkert igen det: du har precis bytt bläckpatronen, och genast dyker varningen upp igen om att bläcknivån är låg och att du måste byta patronen nu. Bara för att bläckpatronen nästan är tom behöver den inte bytas ut direkt. Bäst är att beställa en ny bläckpatron nu och vänta tills den nuvarande verkligen är tom. För tonerkassetter kan du prova ett annat knep: Ta ut tonern och skaka den försiktigt några gånger horisontellt fram och tillbaka. På så sätt fördelar sig tonerpulvret inuti kassetten, och du kan oftast skriva ut felfritt ett tag till.

Tips: Så här byter du en toner

TIPS 3: Köp bara bläckpatroner och toner med hög kapacitet.

Många bläckpatroner och toner erbjuds i olika varianter. Det finns både vanliga patroner och toner med hög kapacitet, även kända som XL eller HC (High Capacity) varianter. Genom att välja bläckpatroner och toner med hög kapacitet kan du i många fall minska dina utskriftskostnader per sida avsevärt.

Generellt gäller: Ju högre kapacitet en patron eller toner har, desto lägre är kostnaden per sida. Jämför alltid. Du bör också ta hänsyn till ditt individuella utskriftsmönster. Skriver du ut mycket, är XL-patroner och toner med hög kapacitet rätt val för dig. Skriver du ut mindre och använder en bläckstråleskrivare istället för en laserskrivare, finns det en risk att stora bläckpatroner torkar ut.

För storförbrukare är sådana bläckpatroner och toner särskilt användbara. Användare som skriver ut mindre bör istället investera i ett ekonomipack med flera patroner. Toner kan däremot inte torka ut.

TIPS 4: Köp multipack eller dubbelpack.

Många bläckpatroner och toner finns även tillgängliga i multipack, värdepack, kampanjpack, dubbelpack eller till och med fyrpack. Detta gäller både original och alternativa produkter. Genom att köpa toner och bläckpatroner i ett paket kan du spara mellan 10 och 30 procent jämfört med att köpa dem separat. Samtidigt kan du ha ett praktiskt lager så att du inte längre blir överraskad av tomma patroner och toner.

TIPS 5: Köp kompatibla toner och bläckpatroner.

Bläckpatroner, toner, bildtrummor, färgband – det behöver inte alltid vara originalet! Du kommer att se i vår webbutik att vi även erbjuder billigare alternativ från tredjepartstillverkare för många produkter. Ofta kännetecknas dessa kompatibla toner av en betydande kostnadsbesparing jämfört med originalprodukterna från tillverkaren. De alternativa, kompatibla produkterna genomgår också omfattande kvalitetskontroller och tillverkas enligt industristandarder, så att de fungerar problemfritt med din utrustning. Priset är här ett oslagbart argument. Vi rekommenderar gärna våra kunder: Om utskrifterna och kopiorna verkligen ska ha den allra bästa kvaliteten, eftersom de ska användas för kunder och affärspartners, välj då originalprodukterna. Om utskrifterna och kopiorna däremot endast används internt och under kortare tid, är de alternativa bläck och toner en bra lösning.

TIPS 6: Köp ditt skrivartillbehör online.

Köp av bläck och toner online är mellan 10 och 30 procent billigare än i butik. Besparingen är så stor att även fraktkostnaderna inte längre spelar någon roll. Samtidigt har du den perfekta prisjämförelsen här och ser snabbt vilket produkt som är det billigaste alternativet för dig. Dessutom kan vi erbjuda många produkter eller produktvarianter som en vanlig butik, oftast på grund av platsbrist, inte kan erbjuda.

TIPS 7: Köp toner och bläckpatroner i lager.

En stillastående skrivare eller en icke-fungerande kopieringsmaskin kan i många företag leda till betydande förseningar och i värsta fall även förluster. Du bör alltid ha koll på hur mycket bläck eller toner du har kvar i lager för dina enheter. När skrivaren eller kopieringsmaskinen för första gången påpekar låga bläcknivåer eller en tom toner bör du beställa nya förnödenheter. Och när du ändå är igång, varför inte köpa flera patroner och toner direkt? På så sätt kan du dra nytta av multipack, och för de flesta produkter erbjuder vi redan mängdrabatt från 2 stycken, så att du alltid kan spara vid köp av större mängd. En smart lagringshantering bidrar på så sätt till en oavbruten och smidig verksamhet. För toner behöver du inte oroa dig för hållbarheten, eftersom de är fyllda med ett torrt pulver och inte med en vätska, så inget kan torka ut. Bläckpatroner kan dock torka ut vid felaktig förvaring. Därför är det bäst att förvara dem i skuggan vid rumstemperatur eller något svalare. Du bör också låta patronerna vara kvar i originalförpackningen, som oftast är en genomskinlig folie eller en ljusskyddande aluminiumspåse. Förpackningen skyddar bläcket från att avdunsta och torka ut.

Mer information: Förvara skrivartillbehör på rätt sätt.

TIPS 8: Skriv ut i utkastläge.

Din skrivare och kopieringsmaskin har vanligtvis olika utskriftslägen som låter dig spara bläck och toner nästan obemärkt. Skriv till exempel ut i utkastkvalitet istället för presentationskvalitet. Genom att skriva ut i utkastkvalitet används mindre bläck. I vissa fall kan du även göra testutskrifter med lägre upplösning. När du ställer in ett av dessa lägen blir utskriftsresultatet mindre kraftfullt eftersom skrivaren eller kopieringsmaskinen helt enkelt använder mindre bläck eller toner. Denna inställning kan du med fördel använda för testutskrifter eller interna dokument. Om du både behöver utskrifter i högsta kvalitet och arbetskopior rekommenderas att skapa flera utskriftsprofiler där de relevanta inställningarna sparas. De motsvarande instruktionerna hittar du i din användarhandbok.

TIPS 9: Skriv ut billigare med vissa typsnitt.

Typsnitt med breda bokstäver, tjocka linjer, många snirklar och seriffer förbrukar mer skrivartoner och bläck än enklare typsnitt. Du kan sänka dina utskriftskostnader med upp till 30 % genom att välja rätt typsnitt. Sparsamma typsnitt inkluderar "Century Gothic" och "Garamond", som finns som standard i de flesta ordbehandlingsprogram. Topp 3 typsnitt du bör undvika eftersom de förbrukar särskilt mycket bläck och toner är:

• 1. Arial
• 2. Trebuchet
• 3. Tahoma

Mindre teckenstorlekar sparar också papper och bläck. Du kan till exempel justera teckenstorleken till en nivå som fortfarande är bekväm att läsa innan du skriver ut. På så sätt får du mer innehåll på en sida och sparar toner, bläck och eventuellt även papper.

TIPS 10: Skriv ut i färg eller monokromt.

Om du vill spara på färg, skriv ut i svartvitt. Det verkar självklart. Fundera därför på om det verkligen alltid är nödvändigt att skriva ut i färg. Det är inte för inte som färgkopior i kopieringsbutiker är många gånger dyrare än enkla svartvita kopior. Färgpatroner är vanligtvis dyrare än svarta patroner. Men hur är det med gråskalor? Många skrivare och kopieringsmaskiner erbjuder denna möjlighet. Men kan man verkligen spara så? Tyvärr inte – många skrivare använder färger för att skapa gråskalor. Gråtoner skrivs vanligtvis inte ut med bara svart bläck, utan skapas från alla färgerna. Och det är precis vad du vill undvika.

TIPS 11: Stäng av skrivaren på rätt sätt.

Redan från början: du bör inte stänga av din bläckstråleskrivare via strömbrytaren. Dessa enheter förbrukar väldigt lite el. Men om de är helt bortkopplade från strömförsörjningen, kommer de att installera sig själva igen vid återstart. Detta kan resultera i att skrivhuvudena spolas med bläck, vilket leder till mycket dyrt bläckavfall.

Laserskrivare däremot förbrukar relativt mycket el i viloläge. De har dock vanligtvis en riktig strömbrytare som helt kopplar bort dem från nätet och inte låter dem stå i standby-läge. Därför gäller det för laserskrivare och kopieringsmaskiner: Stäng av dem!

Och det som gäller för skrivare gäller också för kylskåp och tvättmaskiner: Tänk på energieffektivitet vid köp!

TIPS 12: Köp en ny skrivare.

Är patronerna eller tonerna till enheten väldigt dyra? Och har du kanske använt utrustningen under lång tid? Då kan det vara en bra idé att investera i en modern enhet där förbrukningsmaterialen är billigare. I detta fall kan kostnaderna för en ny bläckstråleskrivare eller en liten enhet snabbt betalas tillbaka efter bara några patronbyten. Samtidigt kan det hända att äldre enheter inte längre producerar toner och bläck efter ett tag. Då kan inköp av ny toner eller bläck inte bara vara särskilt komplicerat utan även extra dyrt.

TIPS 13: Billiga skrivare har höga driftskostnader.

När du startar ett företag eller blir egenföretagare står du logiskt sett inför en mängd kostnader för den första utrustningen så att verksamheten överhuvudtaget kan komma igång. Även om kostnadsbördan är hög vid detta tillfälle bör du inte spara på fel saker. Billiga skrivare kan vara billigare att köpa men har ofta mycket höga driftskostnader. För tillverkare tjänar inte pengar på försäljningen av skrivaren eller kopieringsmaskinen utan på försäljningen av förbrukningsmaterialen. Bläck och toner är då ofta oväntat dyra, och särskilt nystartade företag, unga entreprenörer samt små och medelstora företag har ofta ett särskilt högt utskriftsbehov eftersom de behöver många dokument som flygblad och reklamblad för att nå ut till kunder. Förväntar du dig ett högt utskriftsbehov, är det till exempel inte lämpligt att köpa billiga bläckstråleskrivare vars räckvidd och prestanda ofta är begränsade. Informera dig i förväg om hur dyra bläckpatronerna och tonerna är för enheten, om det finns alternativa produkter och fundera på hur mycket och vad du kommer att skriva ut ungefär.

TIPS 14: Bläckstråleskrivare med separata patroner.

De flesta professionella bläckstråleskrivare har separata patroner för de olika färgerna. Mindre professionella enheter för hemmabruk är utrustade med så kallade kombipatroner, som innehåller alla färger (dvs. gult, magenta och cyan) i en enda patron. Kombipatroner är lämpliga för användare som sällan eller lite skriver ut. Men om du skriver ut mycket och ofta rekommenderas det från början att köpa en skrivare som använder separata färgpatroner för att hålla kostnaderna nere. Om till exempel en enda färgpatron är tom, behöver bara denna bytas ut, medan du fortfarande kan använda de andra färgerna.

Skriver och kopierar du endast dokument, texter eller interna dokument? Då bör du överväga en monoskrivare eller kopieringsmaskin. Dessa enheter använder endast svart bläck eller toner, vilket innebär att de bara producerar svartvita kopior och svartvita utskrifter. Detta har flera fördelar: ofta finns det extra stora patroner med enorm räckvidd eftersom det finns tillräckligt med utrymme i enheterna. Och oanvända färgpatroner kan inte heller orsaka problem.

TIPS 15: Byt papperssort för att minska kostnaderna.

Att slösa papper är inte bra för din budget, det hoppas vi redan har klargjort. Samtidigt bör du dock också vara uppmärksam på papperets kvalitet. Billigt papper har ofta hög absorptionsförmåga, vilket gör att onödigt mycket bläck används. För de flesta tillämpningar räcker vanligt skrivarpapper med en tjocklek på 80 gram per kvadratmeter. När papperet blir tjockare och av högre kvalitet stiger priset också. Viktiga affärsdokument eller presentationer ser bättre ut på papper som är 100 gram per kvadratmeter. Och för fotoutskrifter finns det naturligtvis särskilt fotopapper. Du kan också göra något bra för miljön genom att använda återvunnet papper, som ibland till och med kan vara billigare än rent vitt papper. Om du har flera kopieringsmaskiner i företaget, varför inte utrusta en skrivare med dyrt vitt papper och en annan med rent återvunnet papper för interna dokument?

Här är två andra råd: Grovt och luddigt papper lämnar fibrer i enheten, vilket ökar slitaget. Se därför till att använda bra papper. Använd också stängda pappersfack. Skrivare har ofta en övre och en nedre pappersmatare. Om pappersfacket är öppet kan papperet bli dammigt. Under utskrift kommer smuts och damm då in i skrivarens inre. Detta kan också bidra till slitage och i värsta fall täppa till skrivhuvudena.

TIPS 16: Skriv ut dubbelsidigt.

Papper är dyrt; kvalitets papper är ännu dyrare. Och slöseri med papper är dyrt för miljön. Du känner igen situationen: du går till kopieringsmaskinen eller skrivaren på kontoret eller företaget och innan du ens kan få tag i dina dokument måste du fylla på papper eftersom kollegor har skrivit ut pappersfacken tomma. Det är bra om papperslagret förvaras nära enheten, men vad om inte? Påfyllning av pappersfacken är på sikt oundvikligt, men intervallerna kan förlängas. Första möjligheten: Prova i dina skrivareinställningar alternativet "Skriv ut flera sidor på en sida." På så sätt blir två A4-sidor snabbt en. En liknande funktion är zoomfunktionen på din kopieringsmaskin. Om zoomen är inställd på cirka 70 % (observera de individuella specifikationerna för din kopieringsmaskin), minskar två sida-om-sida placerade A4-sidor till en A4-sida. Andra möjligheten: Känner du till duplexfunktionen? Denna funktion, som främst finns på kopieringsmaskiner, ser till att både fram- och baksidan av det insatta pappret skrivs ut. Det är ett smart sätt att halvera pappersförbrukningen och spara plats på kontoret.

TIPS 17: Smart sidindelning.

Har du precis skrivit ut det 100-sidor långa PDF-dokumentet för att bekvämt läsa det på resan? Eller kopierat den senaste utdelningen eller protokollet utan att först titta igenom dokumentet? Nu sitter du där och ser att du har skrivit ut alldeles för många sidor och därmed slösat papper, bläck eller toner. En snabb titt genom ett dokument, till exempel via förhandsgranskning eller sidvisning, kan effektivt undvika slöseri och skräp.

Med funktionen "Sidor från-till" kan du ange vilka sidor som ska skrivas ut. Hoppa över tomma sidor eller sidor med onödiga bilder. Ofta är titelsidan en stor bläckslukare. Även fotnoter som vanligtvis finns i slutet av ett dokument och som du inte omedelbart behöver kan uteslutas från utskrift. Detta sparar bläck eller toner samt papper.

Du kan också skriva ut flera sidor på ett enda ark. Din skrivare och kopieringsmaskin erbjuder dig rätt inställningar i menyn. Detta sparar också betydligt på bläck och papper.

Stäng också locket på kopieringsmaskinen när du kopierar, så att det inte går åt mycket toner till att skriva ut svarta områden. Eller ännu bättre, prova zoomfunktionen på din kopieringsmaskin för att undvika svarta kantstråk och spara toner. Samtidigt blir de lite större kopierade dokumenten lättare att läsa.

TIPS 18: Använd förhandsgranskning och Word för att spara på utskriftskostnader.

När du använder utskriftsprogrammet från din webbläsare visas nästan alltid en förhandsgranskning av de sidor som ska skrivas ut. Ofta finns texten eller bilden som du tycker är viktig bara på några få sidor, medan reklam, banderoller, sidhuvuden eller sidfötter tar upp ytterligare sidor. Titta på vilka sidor du verkligen vill skriva ut och ange dem som "valda sidor", så att skrivaren endast skriver ut dessa sidor. Vissa sidor erbjuder särskilda utskriftsvyer i förväg, där designelement eller färger har tagits bort. Dessa finns ofta direkt på sidan via en liten utskriftsikon. På detta sätt döljs grafiska element, och det utskrivna innehållet reduceras till text, vilket gör att du kan spara bläckpatroner eller toner. Om du bara vill skriva ut texten från en viss sida behöver du inte göra det direkt från webbläsaren. Kopiera texten, klistra in den i Word och ta bort onödiga formateringar. Du kan till exempel också välja en mindre teckenstorlek. På så sätt behöver du återigen mindre bläck eller toner för utskrift.

TIPS 19: Minska kostnaderna för fotoutskrifter.

De stora tillverkarna som HP och Canon har i många år sålt skrivare som är särskilt lämpade för fotografier. För detta behövs vanligtvis särskilt fotopapper. Med rätt överväganden kan du även här spara bläck. För det första bör du tänka på att vid fotoutskrift är bildskärpa och färgdjup viktiga kriterier. Högkvalitativt bläckstrålepapper har en slät yta och endast en låg absorptionsförmåga, vilket innebär att mindre bläck används. Välj därför alltid vilken typ av papper du har satt i skrivaren i dina skrivareinställningar, så att mindre bläck används automatiskt vid utskrift. Om för mycket bläck appliceras på papperet skapar det inte nödvändigtvis mer djup och skärpa utan förlänger bara torktiden och kan leda till utsmetning. Vackra fotoavtryck uppnås bäst genom en kombination av högkvalitativt och helst träfritt fotopapper samt rätt skrivarkonfigurationer där du väljer inställningen för fotoutskrift med lågt bläckförbrukning.

TIPS 20: Ta emot fax via datorn.

Har du eller ditt företag fortfarande en faxmaskin? Kan du inte ännu undvika faxen i ditt företag? Tyvärr är det ofta så att man får via fax bara enkla bekräftelser eller till och med oönskad reklam. Faxmaskinen skriver ut allt – ofiltrerat – oavsett om du vill ha det eller inte. Det är bättre att ställa in datorn och telefonlinjen så att faxen först kommer till din e-postinkorg innan de skrivs ut. Då har du valet att bestämma vad som ska skrivas ut och vad som ska raderas direkt. Denna procedur kan naturligtvis också tillämpas på att skicka fax. Då behöver ingen anställd vänta i flera minuter på att ett fax ska överföras. Att skicka fax är därmed inte mycket svårare än att skicka ett e-postmeddelande med bifogad fil.

TIPS 21: Skriv ut själv istället för att lämna in för utskrift.

Att ha en egen skrivare eller kopieringsmaskin har uppenbara fördelar. Nästan inget kontor eller hushåll kan idag vara utan en egen enhet. Även färg- och fotoutskrifter har nu blivit så enkla och prisvärda att det ofta är billigare och lättare att göra dem direkt på plats än att lämna in dem i en specialbutik.

Men om du arbetar inom arkitektur, konstruktionsplanering eller maskinteknik, behöver du ofta skriva ut ritningar eller kartor som standardutrustning inte klarar av. Även skrivare och kopieringsmaskiner som erbjuder A3-format kan då vara för små. Då finns det oftast inget annat alternativ än att gå till en kopieringsbutik eller tryckeri, vilket kan vara ganska dyrt. Om du regelbundet, kanske flera gånger i veckan, befinner dig i en kopieringsbutik, bör du också överväga att skaffa en plotter. Med dessa storformatskrivare, såsom Riso, OCÉ, Canon eller HP, kan du själv skriva ut ritningar och kartor. Här hos oss hittar du också rätt patroner till din plotter. Du kan redan på vår webbplats se hur mycket de olika patronerna kostar.